Obligaciones sobre facturación para autónomos y PYMES. Segunda parte

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Todas las obligaciones sobre facturación. Segunda parte.

facturauntipoEn la anterior entrada vimo los principales puntos a tener en cuenta en nuestra facturación, y en lesta hablaremos de los extintos tickets, la factura simplificada, electrónica, otros tipos, plazos, y libros.

El IVA y otras leyes españolas hacen que empresas y profesionales tengan que:

  • Emitir y entregar factura por las operaciones que realicen en su actividad empresarial o profesional.
  • Conservar copia o matriz de esas facturas emitidas.
  • Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de terceros.
  • Llevar unos libros registros de las facturas emitidas y recibidas.

Recuerda que en el anterior artículo podrás, además de informarte de todo aquello que tienes que cumplir,  descargarte un modelo en Excel de factura para que adaptes a tus datos. El modelo está bastante automatizado y reduce mucho el tiempo de trabajo, e incluso podéis solicitarme modificaciones más puntuales al modelo en mi correo electrónico.

Primera parte.

Segunda parte.

 

La factura simplificada

Desde el 1/1/2013 el ticket o tique ha sido reemplazado por la factura simplificada, y muchos comercios de cercanía han tenido que hacer ajustes en su maquinaria de facturación para ajustarse a esta nueva realidad.

 

¿Puedo emitir facturas simplificadas?

Cualquier empresario:

  • En importe hasta 400 €, IVA incluido.
  • Cuando deba expedirse una factura rectificativa de una anterior.

 

Empresas con actividades específicas:

  • En las siguientes operaciones si su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido:

oVentas al por menor (entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional).

oVentas o servicios en ambulancia.

oVentas o servicios a domicilio del consumidor.

oTransporte de personas y sus equipajes.

oServicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.

oSalas de baile y discotecas.

oServicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.

oServicios de peluquerías e institutos de belleza.

oUtilización de instalaciones deportivas.

oRevelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

oAparcamiento de vehículos.

oServicios de videoclub.

oTintorerías y lavanderías.

oAutopistas de peaje.

oEn otros que autorice la Agencia Tributaria.

 

Contenido de las facturas simplificadas

Es obligatorio como mínimo incluir:

  • Número de Serie de Facturas: Pueden establecerse series diferentes:
  • En especial: si tienes varios establecimientos o realizas operaciones de distinta naturaleza.
  • Es obligatorio usar series distintas en facturas rectificativas y las que son emitidas por un tercero.
  • El número de facturadentro de cada serie. Hay que mantener la correlación con la fecha de factura.
  • La fecha de factura.
  • Fecha de realización de la operaciónsi difiere de la fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor de la factura.
  • Descripción de la operación: prestación del servicio o productos que se venden.
  • Tipo Impositivo aplicadoy la expresión “IVA incluido”
  • Desglose entre bases imponibles  si la factura tiene varios tipos de IVA
  • Importe Total
  • Menciones Especiales si es una factura Rectificativa.

Además, si el destinatario es un empresario o profesional y lo pide se debe añadir:

  • NIF y domicilio del cliente.
  • Detalle de cuotas de IVA.

 

 

 

La factura electrónica

Cambios en el concepto de factura electrónica desde 2013

En el nuevo Reglamento de Facturación el concepto de factura electrónica se desliga de la tecnología utilizada para la emisión, concibiéndola como aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Pero reconoce, aunque no limita, ciertas tecnologías, asegurando que la autenticidad del origen y la integridad su contenido quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

  • Mediante una firma electrónica avanzada.
  • Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.

Cuando se remitan lotes que incluyan varias facturas electrónicas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes podrán mencionarse una sola vez, siempre que cada factura tenga acceso a la totalidad de la información.

 

 

Facturas especiales

En ciertas ocasiones las peculiares características de la emisión suman, a las obligaciones descritas, otras especiales a la hora de elaborar y emitir.

 

Facturas rectificativas

Se emiten cuando las originales no cumplan alguno de los requisitos necesarios para deducir (Art. 6 y 7 del Reglamento de Facturación: Artículo 6. Contenido de la factura. Artículo 7. Contenido de los documentos sustitutivos), pudiendo deducir su importe hasta 4 años desde el momento de la operación.

 

Son necesarias cuando haya un error en las cuotas del IVA o sus bases hayan sido modificadas.

Siempre  que los tipos impositivos coincidan, no es necesaria una factura rectificativa por devolución de envases y embalajes, pudiendo rectificar en la próxima factura que tenga el mismo destinatario, restando el importe de envases y embalajes devueltos del importe de la nueva factura.

En los casos de descuento por volumen de compras no hará falta indicar las facturas correspondientes al período, con reflejar el periodo es suficiente.

El documento rectificativo debe contener una referencia a su condición de documento rectificativo, con serie y numeración distinta y hacer referencia a la factura que rectifica.

La base imponible y la cuota de IVA reflejadas en la rectificativa se pueden poner:

  1. oindicando el importe de la rectificación.
  2. oo indicando el importe una vez realizada la rectificación, junto a la cantidad de la rectificación.

 

Facturas expedidas por el cliente/destinatario o por un tercero

Las facturas pueden ser emitidas por los clientes, o por terceros que actúen en nombre y por cuenta de los empresarios o profesionales que realizan la operación. El expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento.

 

Los requisitos para poder acogerse a estas posibilidades son:

  • Acuerdo previo por escrito entre el empresario que realice las operaciones y el destinatario o el tercero que factura en su nombre, autorizando a éste a hacerlo. Se reflejarán las operaciones a los que será de aplicación, desde entonces, este sistema.
  • Se acordará un procedimiento de aceptación de este tipo de facturas, acordado por las dos partes.
  • El destinatario enviará copia de factura al empresario obligado.
  • Las facturas son emitidas en nombre y por cuenta  del profesional o empresa que realizo la venta.

 

Este sistema es usado para el abono de comisiones en ámbitos como el de los agentes bancarios o de seguros. La empresa liquida los servicios prestados por el agente y emite un documento justificativo en su nombre. Pasa otro tanto en empresas que gestionan las máquinas recreativas y expendedoras que emiten factura en nombre del establecimiento que “custodia” la máquina.

Facturas pro-forma

Es un documento sin valor contable o justificante, que detalla una oferta comercial, indicando la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. Se puede ver en comercio internacional para obtener las licencias de importación declarando el valor de las mercancías en aduanas, en leasings, o para el envío de muestras comerciales.

 

 

Plazos de facturación y libros obligatorios

Plazos de emisión, envío y conservación

Plazos de emisión

Las facturas deben expedirse en el momento de realizarse la operación. Pero, si el destinatario de la operación es empresario o profesional (que actué como tal y no como cliente final), se expedirá antes del día 16 del mes siguiente a aquél que se produjo el devengo del impuesto.

Las recapitulativas tendrán como límite de expedición el último día del mes natural en que se hayan dado las operaciones, salvo caso anterior de destinarse a empresario/profesional, que se aplicará lo descrito.

Plazos de envío

El plazo de envió al cliente de la factura una vez emitida es de un mes desde la fecha de emisión para profesionales o empresarios, y en el momento para particulares.

Plazos de conservación

La legislación obliga a conservar las facturas emitidas y las recibidas. Los plazos obligatorios de conservación son:

El vendedor: conservarácopia de cada factura o ticket emitidos, durante seis años a partir de la expiración de la operación realizada.

El comprador: que es empresario, debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente durante:

  • Seis años en productos para su venta.
  • Diez años en inversiones para la empresa (mobiliario, vehículos, maquinaria, etc.).
  • Quince años en bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos, etc.).

 

Libros de facturas

El IVA obliga a unos libros registros para empresarios o profesionales:

  • Libro registro de facturas emitidas.
  • Libro registro de facturas recibidas.
  • Libro registro de bienes de inversión.
  • Libro registro de operaciones intracomunitarias.

Además, los profesionales (personas físicas) están obligatorio a llevar:

  • Libro de Provisiones de fondos: cantidades entregadas a cuenta por los clientes por el pago de los servicios contratados a los profesionales autónomos
  • Libro de Gastos Suplidos: gastos que los profesionales autónomos realizan y pagan por cuenta o en nombre de sus clientes.

 

 

 

Otros aspectos importantes

Cobro de facturas en efectivo

Se prohíbe

Cobrar en efectivo la operación de entrega de bienes o prestación de servicios igual o superior a 2.500€ (incluido IVA) entre una empresa o empresario y cualquier otro empresario, particular o entidad. (Ley 7/2012 contra el fraude fiscal). En el caso de que la operación comercial con extranjeros, el límite se eleva a 15.000 euros (o contravalor en divisas) siempre y cuando podamos documentar la identidad de la persona que compra (con una fotocopia del pasaporte o documento de identidad equivalente).

Para evitar fraude de ley mediante fraccionamiento, se sumarán todas las partidas pagadas para adquisición de bienes o prestación de servicios. Busca evitar que se hagan múltiples facturas de menos de 2.500 euros o el fraccionamiento de pagos en efectivo. Por lo que se ha de evitar esta fórmula de pago si se superan los 2.500 € por operación.

Se entiende pagos en efectivo, los realizados con monedas y billetes, pero también con cheques bancarios al portador y cualquier otro medio análogo de pago en el que no quede claro el origen y destino de los fondos como los titulares.

Quedan excluidas

Las operaciones entre particulares y las operaciones de ingresos y retiradas de dinero a través de cuentas bancarias.

Sanciones por incumplimiento y denuncia

Multa del 25% del importe abonado a cualquiera de las partes, tanto al pagador como al receptor del dinero.

Sólo se evitará la sanción si, en el plazo de tres meses desde la fecha del pago, se denuncia ante la Agencia Tributaria la operación.

¿Qué debo hacer?

Guardar justificante de los pagos superiores a 2.500 euros durante un plazo de cinco años.

 


 

Primera parte.

 

Segunda parte.